Auftragserfassung an die Warenwirtschaft anbinden: Die Schnittstelle zum ERP

Eine Bestellung automatisch zu lesen, ist nur die halbe Strecke. Solange jemand den erkannten Auftrag anschließend von Hand in die Warenwirtschaft überträgt, ist das Abtippen nicht verschwunden. Es hat nur den Ort gewechselt. Erst die Schnittstelle zwischen Auftragserfassung und Warenwirtschaft macht aus einer erkannten Bestellung einen Auftrag, der ohne Umweg in Ihrem System steht.

In unserem Leitfaden zum Automatisieren der Auftragserfassung ist die Anbindung einer von sieben Schritten. Dieser Beitrag geht tiefer: was eine Bestellschnittstelle ist, in welchen Formaten Aufträge übergeben werden, welche Pflichtfelder ein Auftrag braucht, was bei Fehlern passieren sollte und welche Fragen Sie mit Ihrem ERP-Dienstleister klären.

Was eine Bestellschnittstelle ist

Eine Bestellschnittstelle ist der Eingang, über den Ihre Warenwirtschaft Aufträge von außen annimmt, ohne dass jemand die Erfassungsmaske öffnet. Ein anderes Programm liefert die Auftragsdaten in einem vereinbarten Format, und Ihr ERP-System legt daraus einen Auftrag an, so als hätte ihn jemand im Innendienst erfasst.

Wichtig ist die Arbeitsteilung. Die Schnittstelle liest keine Bestellungen. Sie erwartet fertige, strukturierte Daten mit Ihren Kunden- und Artikelnummern. Alles davor, also Lesen und Zuordnen, muss die Auftragserfassung erledigen. Wie Kunden und Artikel Ihren Stammdaten zugeordnet werden, beschreibt der Beitrag Kunden- und Artikelabgleich automatisieren.

Prüfen Sie zuerst, ob Ihr System bereits Aufträge von außen annimmt, zum Beispiel aus einem Webshop oder über EDI. Dann gibt es eine Schnittstelle, auf der sich aufbauen lässt.

Übliche Übergabeformate

Wie die Daten in die Warenwirtschaft gelangen, hängt vom System ab. Gängig sind diese Varianten:

• XML-Datei: Der Auftrag wird als strukturierte Datei mit Kopf- und Positionsdaten übergeben, etwa in ein Austauschverzeichnis, aus dem die Warenwirtschaft neue Dateien abholt. XML bildet die Verschachtelung aus Kopf und Positionen sauber ab und lässt sich gegen ein festgelegtes Schema prüfen.
• CSV- oder Textdatei: einfach zu erzeugen, aber flach. Kopf- und Positionsdaten müssen über feste Satzarten oder Spaltenregeln getrennt werden, und Trennzeichen im Text führen schnell zu Problemen.
• Programmierschnittstelle (API): Die Auftragserfassung ruft eine Funktion der Warenwirtschaft direkt auf und erhält sofort eine Antwort, ob der Auftrag angelegt wurde.
• Import über Zwischentabellen: Der Auftrag wird in eine dafür vorgesehene Tabelle geschrieben, aus der die Warenwirtschaft ihn übernimmt. Direkte Schreibzugriffe auf die eigentlichen Auftragstabellen sollten Sie dagegen vermeiden, weil dabei die Prüfungen Ihres Systems umgangen werden.

Welches Format das richtige ist, entscheidet Ihre Warenwirtschaft, nicht die Auftragserfassung. Entscheidend ist, dass das Format dokumentiert ist und beide Seiten mit derselben Beschreibung arbeiten: welche Felder, welche Datentypen, welche Pflichtangaben.

Welche Pflichtfelder ein Auftrag braucht

Ihre Warenwirtschaft legt einen Auftrag nur an, wenn bestimmte Angaben vollständig sind. Welche das sind, unterscheidet sich von System zu System, und manche davon stehen auf keiner Bestellung.

Kopfdaten

• Kundennummer aus Ihrem Kundenstamm, nicht der Firmenname vom Beleg
• Lieferadresse, bei Kunden mit mehreren Standorten die richtige Anschrift oder deren Nummer im System
• Bestellnummer des Kunden, damit sie auf Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung wieder erscheint
• Bestelldatum und Wunschtermin
• Auftragsart, Lager oder Vertriebsweg, falls Ihr System danach unterscheidet

Positionsdaten

• Artikelnummer aus Ihrem Artikelstamm
• Menge und Einheit in der Form, die Ihr System erwartet
• Preis, sofern er überhaupt mitgegeben werden soll

Zwei Punkte sollten Sie bewusst entscheiden. Erstens: Woher kommen Angaben, die nicht auf der Bestellung stehen, etwa Auftragsart oder Lager? Legen Sie fest, ob sie als feste Vorgabe gesetzt oder aus dem Kundenstamm übernommen werden. Zweitens: Welcher Preis gilt? Ermittelt Ihr System den Preis aus seinen eigenen Konditionen, oder wird der Preis von der Bestellung übernommen? Weicht der Preis auf der Bestellung von Ihrem ab, sollte das auffallen, statt stillschweigend in eine Richtung entschieden zu werden.

Fehlerbehandlung: Was passiert, wenn etwas nicht passt?

Eine Schnittstelle ist erst dann fertig, wenn auch der Fehlerfall geregelt ist. Gründe, warum ein Auftrag nicht angelegt wird, gibt es mehrere:

• Ein Pflichtfeld fehlt oder hat das falsche Format.
• Der Kunde ist gesperrt, oder ein Artikel ist inzwischen deaktiviert.
• Eine Datei ist unvollständig, weil die Übertragung abgebrochen wurde.
• Dieselbe Bestellung kommt ein zweites Mal, etwa weil der Kunde sie erneut geschickt hat.

Klären Sie für diese Fälle, was passiert:

1. Rückmeldung: Wie erfährt die Auftragserfassung, ob der Auftrag angelegt wurde? Bei Dateien zum Beispiel über eine Quittungsdatei oder ein Fehlerverzeichnis, bei einer API über die direkte Antwort.
2. Sichtbarkeit: Wer im Team sieht abgelehnte Aufträge, und wo? Ein Fehler, der nur in einer Protokolldatei steht, bleibt leicht unbemerkt.
3. Kein stiller Verlust: Abgelehnte Übergaben müssen erhalten bleiben, damit sie korrigiert und erneut eingespielt werden können.
4. Schutz vor Doppelaufträgen: Prüft Ihr System anhand von Kundennummer und Bestellnummer des Kunden, ob es den Auftrag schon gibt?
5. Kennzeichnung: Sind automatisch angelegte Aufträge im System erkennbar, zum Beispiel über eine eigene Auftragsart oder einen Vermerk? Das erleichtert die Kontrolle, gerade in der Anfangszeit.

Wer die Schnittstelle baut und betreut

Eine Schnittstelle hat zwei Seiten: Die eine liefert die Daten, die andere nimmt sie in der Warenwirtschaft entgegen. Für die Entwicklung kommen der Anbieter oder Dienstleister Ihrer Warenwirtschaft, Ihre eigene IT oder der Anbieter der Auftragserfassung infrage. Welche Kombination passt, hängt davon ab, wie offen Ihr System ist und wer es heute anpasst.

Mindestens so wichtig wie der Bau ist die Betreuung danach. Ein Update der Warenwirtschaft, ein neues Pflichtfeld oder eine geänderte Auftragsart kann eine funktionierende Übergabe stören. Legen Sie deshalb fest:

• wer die Schnittstelle dokumentiert und die Dokumentation aktuell hält,
• wer nach einem Update prüft, ob die Übergabe weiter funktioniert,
• wer Ansprechpartner ist, wenn Aufträge nicht ankommen,
• ob es ein Testsystem gibt, in dem Änderungen vor dem Livebetrieb ausprobiert werden.

Zwei Wege bei Order2.ai

Order2.ai, unsere Lösung für automatische Auftragserfassung, liest Bestellungen, die als PDF-Anhang per E-Mail eintreffen, gleicht Kunde und Artikel mit Ihrer Datenbank ab und übergibt den fertigen Auftrag als XML an Ihre Bestellschnittstelle. Für die Anbindung gibt es zwei Wege:

• Sie haben bereits eine Bestellschnittstelle. Dann docken wir direkt an Ihr System an, und die fertige XML fließt ohne Umweg in Ihre Warenwirtschaft.
• Sie haben noch keine. Dann entwickeln wir als Softwarehaus die passende Schnittstelle passgenau für Ihr System. Alles aus einer Hand: Order2.ai ist ein Produkt der Digital Rally GmbH aus Plattling.

Beide Wege führen automatisch zum fertigen Auftrag: Der Beleg steht ohne Tastendruck im System.

Diese Fragen klären Sie mit Ihrem ERP-Dienstleister

Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, lohnt ein Gespräch mit dem Dienstleister, der Ihre Warenwirtschaft betreut. Diese Fragen helfen dabei:

1. Nimmt unser System Aufträge über eine Schnittstelle an, und gibt es dazu eine Dokumentation?
2. Welches Format erwartet die Schnittstelle, und gibt es ein Schema oder eine Beispieldatei?
3. Welche Felder sind Pflicht, und welche Werte setzt das System selbst, etwa Preise, Auftragsart oder Lager?
4. Wie meldet die Schnittstelle Erfolg und Fehler zurück?
5. Erkennt das System doppelte Aufträge?
6. Lassen sich übergebene Aufträge im System kennzeichnen oder filtern?
7. Gibt es ein Testsystem für die Einrichtung?
8. Fallen für die Nutzung oder Freischaltung der Schnittstelle Lizenzkosten an?
9. Wer passt die Schnittstelle an, wenn ein Update ansteht?

Bringen Sie einige echte Bestellungen mit. An konkreten Belegen wird schnell sichtbar, welche Angaben die Warenwirtschaft braucht und welche auf der Bestellung fehlen.

Die Antworten fließen auch in Ihre Kostenrechnung ein. Wie Sie die Anbindung neben dem laufenden Preis einordnen, beschreibt Was kostet automatische Auftragserfassung?. Den gesamten Weg von der PDF-Bestellung bis zum Auftrag zeigt Bestellungen automatisch erfassen: Vom PDF zum fertigen Auftrag.

Fazit

Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft entscheidet, ob automatische Erfassung das Abtippen wirklich ersetzt. Klären Sie früh, welches Format Ihr System annimmt, welche Pflichtfelder ein Auftrag braucht, wie Fehler zurückgemeldet werden und wer die Schnittstelle nach Updates betreut. Mit diesen Antworten vergleichen Sie Anbieter gezielt und vermeiden Überraschungen beim Start.

In einem kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch klären wir, was sich in Ihren Prozessen automatisieren lässt. Bringen Sie Ihre Fragen zur Schnittstelle gern mit. Die Preise pro Bestellung richten sich nach Ihrem monatlichen Bestellvolumen.