Jede eingehende Bestellung durchläuft in vielen Unternehmen denselben Weg: PDF öffnen, Kundennummer suchen, Artikel für Artikel abtippen, Mengen prüfen, im ERP anlegen. Bei zehn Bestellungen am Tag geht das noch. Bei hundert wird daraus ein Vollzeitjob — fehleranfällig, langsam und schwer zu skalieren. Automatische Auftragserfassung dreht diesen Ablauf um: Die Bestellung kommt rein, der fertige Auftrag steht in der Warenwirtschaft. Ohne Abtippen.
Was „automatisch erfassen“ konkret bedeutet
Automatische Auftragserfassung heißt nicht, dass ein starres Formular ausgelesen wird. Der Weg von der Bestellung zum Auftrag läuft in vier Schritten:
- Einlesen: Die Bestellung wird als PDF, E-Mail-Anhang oder gescanntes Dokument entgegengenommen — egal in welchem Layout.
- Verstehen: Die KI erkennt Kunde, Bestellpositionen, Mengen, Artikelbezeichnungen und Konditionen — auch bei Freitext und uneinheitlichen Formaten.
- Abgleichen: Kunde und Artikel werden gegen Ihre Stammdaten geprüft und den richtigen Datensätzen zugeordnet.
- Übergeben: Der fertige Auftrag geht strukturiert an Ihre Warenwirtschaft — bereit zur Freigabe.
Wie Sie diesen Ablauf in Ihrem Unternehmen einführen, von der Bestandsaufnahme bis zum Pilotbetrieb, beschreibt unser Leitfaden Auftragserfassung automatisieren.
Warum klassische OCR hier nicht ausreicht
Reine Texterkennung liest Zeichen, versteht aber keinen Kontext. Sie scheitert, sobald zwei Lieferanten dasselbe Produkt unterschiedlich benennen oder eine Bestellung als Fließtext in einer E-Mail steht. Genau dort setzt KI-gestützte Erfassung an: Sie ordnet „2 Kartons Kopierpapier A4" der richtigen Artikelnummer zu, auch wenn diese Formulierung in keiner Vorlage steht. Das Ergebnis ist kein Rohtext, sondern ein einsatzbereiter Auftrag.
Der Abgleich mit Kunden- und Artikelstamm
Der eigentliche Zeitfresser bei der manuellen Erfassung ist selten das Tippen — es ist das Suchen. Welche Kundennummer? Welcher Artikel ist gemeint? Automatische Auftragserfassung übernimmt diesen Abgleich:
- Kundenzuordnung über Name, Adresse oder Kundennummer aus Ihrem Bestand
- Artikelzuordnung über Artikelnummer, Bezeichnung oder Lieferantenschlüssel
- Plausibilitätsprüfung bei Unklarheiten, statt still eine falsche Position anzulegen
Bleibt etwas mehrdeutig, wird es zur Prüfung markiert — nicht geraten. So bleibt die Kontrolle bei Ihnen, ohne dass jede Bestellung manuell durchgegangen werden muss.
DSGVO und Datenhaltung
Bestelldaten enthalten personenbezogene Informationen — Ansprechpartner, Adressen, teils Preise. Verarbeitung auf Servern in Europa und ein sauberer Auftragsverarbeitungsvertrag sind damit keine Kür, sondern Voraussetzung. Order2.ai verarbeitet Bestellungen auf Servern in Europa; die Daten bleiben dort, wo sie hingehören.
Was sich dadurch ändert
Der spürbarste Effekt ist nicht „schneller tippen", sondern gar nicht mehr tippen. Ihr Team prüft und gibt frei, statt zu erfassen. Das bedeutet:
- Bestellungen werden sofort verarbeitet, auch nachts und am Wochenende
- weniger Übertragungsfehler und Rückfragen
- Bearbeitung skaliert mit dem Volumen, nicht mit dem Personal
- Mitarbeiter arbeiten an Ausnahmen, nicht an Routine
Fazit
Automatische Auftragserfassung ersetzt den manuellen Weg vom PDF ins ERP durch einen Ablauf, der Kunde und Artikel selbst zuordnet und den fertigen Auftrag übergibt. Der Aufwand verschiebt sich von „alles abtippen" zu „nur noch freigeben" — und das lässt sich pro Bestellung abrechnen, ab 0,99 € je Bestellung.
Am schnellsten wird der Nutzen an Ihren eigenen Bestellungen greifbar: In einem kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wie viel sich in Ihrem Bestelleingang automatisieren lässt. Die Preise richten sich nach Ihrem monatlichen Volumen.