Auftragserfassung automatisieren: Der Leitfaden in 7 Schritten

Bestellungen kommen per E-Mail, als PDF, per Fax oder als Excel-Liste. Im Innendienst werden sie gelesen, Kunde und Artikel gesucht und Position für Position in die Warenwirtschaft übertragen. Diese Arbeit ist notwendig, aber sie bindet Zeit, die für Kundengespräche, Rückfragen und Sonderfälle fehlt.

Wer die Auftragserfassung automatisieren will, trifft dabei mehr als eine Softwareentscheidung. Es geht um den Bestelleingang, um Stammdaten, um die Schnittstelle zur Warenwirtschaft und um die Frage, wie Ihr Team mit den Fällen umgeht, die nicht automatisch durchlaufen.

Dieser Leitfaden ordnet das Thema: was Automatisierung hier bedeutet, welche Eingangskanäle es gibt, wie der Weg vom Posteingang zum Auftrag aussieht und wie Sie in sieben Schritten von der Bestandsaufnahme zum laufenden Betrieb kommen. Zu einzelnen Themen verweisen wir auf vertiefende Beiträge.

Was „Auftragserfassung automatisieren“ bedeutet

Auftragserfassung ist der Schritt zwischen eingehender Bestellung und angelegtem Auftrag in Ihrer Warenwirtschaft, also Ihrem ERP-System. Automatisiert ist sie, wenn dieser Schritt ohne Abtippen abläuft: Eine Software liest die Bestellung, ordnet sie Ihren Kunden und Artikeln zu und übergibt einen fertigen Auftrag an Ihr System. Ihr Team kümmert sich um Ausnahmen, statt jede Bestellung zu erfassen.

Drei Abgrenzungen helfen bei der Einordnung:

• Digitalisieren ist nicht automatisieren. Ein gescanntes Fax oder ein abgelegtes PDF ist digital, muss aber trotzdem abgetippt werden. Automatisierung beginnt erst, wenn aus dem Dokument strukturierte Daten werden.
• Texterkennung ist nicht Auftragserfassung. OCR macht aus einem Bild Text. Welche Zahl die Menge und welche die Artikelnummer ist und welcher Artikel in Ihrem Stamm gemeint ist, beantwortet sie nicht. Warum das so ist, erklärt der Beitrag OCR reicht nicht: Warum KI Bestellungen zuverlässiger liest.
• Ein neuer Bestellkanal ist eine andere Strategie. Webshop, Kundenportal oder EDI liefern Bestellungen bereits strukturiert, setzen aber voraus, dass Ihre Kunden ihren Bestellweg umstellen. Automatisierte Erfassung setzt dort an, wo Bestellungen heute ankommen, und lässt den Bestellweg Ihrer Kunden unverändert.

Welche Bestellungen sich automatisieren lassen

Bevor es um Software geht, lohnt ein Blick auf die Eingangskanäle. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie viel Struktur eine Bestellung schon mitbringt.

PDF-Bestellung per E-Mail

Das Bestellsystem des Kunden erzeugt ein PDF und verschickt es als Anhang. Jeder Kunde hat sein eigenes Layout, aber der Text liegt oft bereits als Textebene im PDF vor. Für viele Unternehmen ist dieser Kanal ein naheliegender Einstieg. Wie Sie das Bestellpostfach dafür organisieren, beschreibt Bestellungen per E-Mail automatisch verarbeiten.

Bestellung im E-Mail-Text

Manche Kunden schreiben ihre Bestellung direkt in die Mail, oft knapp und ohne feste Struktur: „Bitte wie letzte Woche, nur 20 Stück mehr vom Winkel.“ Für Menschen ist das schnell verständlich. Für eine Automatisierung ist es anspruchsvoller, weil der Bezug auf frühere Bestellungen oder Absprachen nicht im Text steht.

Fax und Papier

Faxbestellungen kommen heute oft als PDF oder Bild per E-Mail an, etwa über einen Faxdienst. Inhaltlich bleiben sie gescannte Dokumente: Schräglagen, schwache Druckqualität und handschriftliche Ergänzungen erschweren das Lesen. Prüfen Sie hier besonders genau mit echten Belegen, was eine Lösung zuverlässig erkennt.

Excel- und CSV-Listen

Manche Kunden schicken Bestellungen als Tabelle. Die Daten sind bereits strukturiert, aber jede Datei ist anders aufgebaut: andere Spalten, andere Bezeichnungen, Kundenartikelnummern statt Ihrer eigenen. Der Abgleich mit Ihren Stammdaten bleibt auch hier die eigentliche Aufgabe.

Webshop und EDI

Bestellungen aus Webshop oder EDI kommen bereits strukturiert an und lassen sich direkt verarbeiten. Sie sind deshalb meist nicht der Engpass, sondern der Maßstab: So reibungslos sollte jede Bestellung laufen, egal über welchen Kanal sie kommt.

Order2.ai, unsere Lösung für automatische Auftragserfassung, setzt beim PDF-Anhang an: Ihre Kunden bestellen wie gewohnt per E-Mail mit PDF-Anhang, die KI liest jede Bestellung und übergibt den fertigen Auftrag an Ihre Warenwirtschaft. Welche Ihrer Kanäle Sie zuerst angehen, ergibt sich aus der Bestandsaufnahme in Schritt 1.

Vom Posteingang zum Auftrag: der Ablauf im Überblick

Unabhängig von der eingesetzten Lösung durchläuft jede automatisch erfasste Bestellung dieselben Stationen:

1. Eingang: Die Bestellung trifft ein, zum Beispiel als E-Mail mit PDF-Anhang in einem Bestellpostfach. Bestellungen müssen dabei von anderen Mails wie Rückfragen oder Reklamationen getrennt werden.
2. Lesen: Die Software erkennt die Kopfdaten wie Besteller, Bestellnummer, Lieferadresse und Wunschtermin sowie die Positionsdaten mit Artikel, Menge und Einheit.
3. Abgleich: Kunde und Artikel werden Ihren Stammdaten zugeordnet. Aus „Sechskantschraube M8 x 40, verzinkt“ wird Ihre Artikelnummer, aus dem Firmennamen auf dem Beleg Ihre Kundennummer.
4. Klärung: Was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, braucht einen festen Weg, damit weder eine falsche Position angelegt wird noch eine Bestellung liegen bleibt.
5. Übergabe: Der fertige Auftrag geht über eine Schnittstelle an Ihre Warenwirtschaft, etwa als XML-Datei, und steht dort zur Weiterverarbeitung bereit.

Lesen ist das, was man zuerst mit Automatisierung verbindet. Über den Nutzen entscheiden aber Abgleich und Übergabe: Erst wenn Ihre Kunden- und Artikelnummern im Auftrag stehen und er ohne Umweg im System landet, entfällt das Abtippen wirklich. Den Weg im Detail beschreibt Bestellungen automatisch erfassen: Vom PDF zum fertigen Auftrag.

Schritt 1: Den Bestelleingang aufnehmen

Automatisierung beginnt mit Zahlen, nicht mit Software. Halten Sie über einige Wochen fest:

• Menge: Wie viele Bestellungen gehen pro Monat ein, und wie schwankt das Volumen?
• Kanäle: Wie viele davon kommen als PDF per E-Mail, als Mailtext, per Fax, als Excel-Datei oder über Webshop und EDI?
• Postfächer: Wo kommen Bestellungen an? An einer zentralen Adresse, in persönlichen Postfächern im Innendienst, beim Außendienst?
• Aufwand: Wie lange dauert eine Bestellung heute vom Öffnen bis zum angelegten Auftrag, einschließlich Kunden- und Artikelsuche?
• Fehler: Welche Korrekturen fallen an, etwa Zahlendreher, falsche Artikel oder doppelt erfasste Bestellungen?

Sammeln Sie dabei echte Bestellungen als Beispiele, von großen und kleinen Kunden, mit sauberen und mit schwierigen Belegen. Diese Sammlung brauchen Sie später für die Auswahl und für den Pilot.

Schritt 2: Ziel und Umfang festlegen

Legen Sie fest, was die Automatisierung leisten soll, und beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Ausschnitt. Ein sinnvoller Einstieg ist der Kanal, der viel Volumen und eine gute Struktur mitbringt, häufig die PDF-Bestellung per E-Mail.

Formulieren Sie Ziele, die Sie später überprüfen können:

• Welche Kanäle, Postfächer und Kunden sind im ersten Schritt dabei?
• Was gilt als Erfolg, zum Beispiel dass Ihr Team Bestellungen nur noch prüft, statt sie zu erfassen?
• Welche Fälle bleiben bewusst manuell, etwa Sonderanfertigungen oder Bestellungen mit individuellen Absprachen?

Rechnen Sie außerdem nach, was die Erfassung heute kostet. Mit Bestellmenge, Bearbeitungszeit und Fehlern aus Schritt 1 sowie Ihrem Stundensatz haben Sie alle Werte zusammen. Einen Rechenweg dafür finden Sie im Beitrag Was kostet automatische Auftragserfassung?.

Schritt 3: Die Stammdaten prüfen

Die Stammdaten sind die wichtigste Voraussetzung. Eine automatische Zuordnung kann nur Kunden und Artikel finden, die in Ihrer Datenbank vorhanden und nachvollziehbar beschrieben sind. Typische Baustellen:

• Doppelte Kunden mit leicht abweichender Schreibweise oder veralteten Anschriften
• Kundenartikelnummern, die Ihre Kunden verwenden, die aber nirgends Ihren eigenen Artikeln zugeordnet sind
• Knappe Artikelbezeichnungen und interne Kürzel, die außerhalb Ihres Hauses niemand versteht
• Auslaufartikel, die noch als aktiv geführt werden
• Einheiten und Verpackungen: Bestellt der Kunde Stück, Karton oder Palette, und kennt Ihr System die Umrechnung?

Ein einfacher Test: Legen Sie einige echte Bestellungen neben einen Auszug Ihrer Stammdaten und prüfen Sie, ob sich jede Position eindeutig zuordnen ließe. Was selbst ein erfahrener Mitarbeiter nur mit Rückfrage zuordnen kann, wird auch eine Software nicht sicher zuordnen.

Sie müssen Ihre Stammdaten nicht vorab perfekt bereinigen. Sie sollten aber wissen, wo die Lücken liegen, damit Sie die Ergebnisse im Pilot richtig einordnen.

Schritt 4: Die Anbindung an die Warenwirtschaft klären

Ein automatisch erkannter Auftrag hilft wenig, wenn er am Ende doch von Hand ins ERP übertragen wird. Klären Sie deshalb früh mit Ihrer IT oder Ihrem ERP-Dienstleister:

• Hat Ihre Warenwirtschaft eine Bestellschnittstelle, über die Aufträge von außen angelegt werden können?
• In welchem Format nimmt sie Aufträge an, zum Beispiel als XML-Datei?
• Welche Pflichtangaben braucht ein Auftrag, etwa Kundennummer, Lieferadresse, Auftragsart oder Lager?
• Wie sind übergebene Aufträge im System erkennbar, damit Ihr Team sie bei Bedarf prüfen kann?
• Wer betreut die Schnittstelle, wenn sich Ihr System ändert, etwa bei einem Update?

Gibt es noch keine Schnittstelle, ist das kein Ausschlusskriterium, aber ein eigenes Arbeitspaket. Planen Sie es von Anfang an ein.

Bei Order2.ai gibt es dafür zwei Wege. Haben Sie bereits eine Bestellschnittstelle, docken wir direkt an Ihr System an, und die fertige XML fließt ohne Umweg in Ihre Warenwirtschaft. Haben Sie noch keine, entwickeln wir als Softwarehaus die passende Schnittstelle passgenau für Ihr System.

Schritt 5: Eine Lösung auswählen

Mit Bestandsaufnahme, Stammdatenbild und Schnittstellenfragen im Gepäck können Sie Anbieter gezielt vergleichen. Diese Kriterien sollten Sie prüfen.

Unabhängigkeit vom Layout

Wie geht die Lösung mit vielen unterschiedlichen Bestellformularen um? Ansätze mit Vorlagen brauchen für jedes Layout eine eigene Einrichtung, und ändert ein Kunde sein Formular, muss die Vorlage nachgepflegt werden. KI-basierte Ansätze lesen die Bestellung im Zusammenhang. Fragen Sie konkret, was bei einem neuen Kunden zu tun ist.

Abgleich mit Ihren Stammdaten

Liefert die Lösung erkannten Text oder einen Auftrag mit Ihren Kunden- und Artikelnummern? Fragen Sie, wie zuverlässig Artikel zugeordnet werden und ob das auch bei einem großen Artikelstamm gilt. Bei Order2.ai werden über 90 % der Artikel automatisch richtig zugeordnet. Selbst bei mehreren Millionen Artikeln im Stamm ordnet die KI den Großteil zuverlässig korrekt zu.

Umgang mit unklaren Fällen

Jede Lösung trifft auf Fälle, die nicht eindeutig sind: ein neuer Artikel, eine fehlende Menge, ein unbekannter Besteller. Fragen Sie, wie solche Fälle sichtbar werden und wer sie bearbeitet. Eine Lösung, die im Zweifel rät, erzeugt Fehler, die womöglich erst bei der Lieferung auffallen.

Übergabe an Ihre Warenwirtschaft

In welchem Format übergibt die Lösung den Auftrag, und wer baut die Anbindung, wenn es noch keine Schnittstelle gibt? Die Antworten aus Schritt 4 zeigen, welche Variante für Sie infrage kommt.

Kostenmodell

Wird nach Lizenz, Seite, Dokument oder Bestellung abgerechnet? Ist die Anbindung an die Warenwirtschaft enthalten oder ein eigener Posten? Vergleichen Sie das Ergebnis, nicht nur den Stückpreis: Ein günstiger Preis pro Dokument hilft wenig, wenn danach noch jemand zuordnen und tippen muss. Order2.ai rechnet pro Bestellung ab, gestaffelt nach Ihrem Monatsvolumen. Die Stufen finden Sie unter Preise.

Datenschutz und Verarbeitungszeiten

Bestellungen enthalten personenbezogene Daten wie Ansprechpartner und Lieferadressen. Klären Sie, wo die Daten verarbeitet werden und wie die Auftragsverarbeitung vertraglich geregelt ist. Order2.ai verarbeitet Bestellungen auf Servern in Europa. Fragen Sie außerdem, wann Bestellungen verarbeitet werden. Order2.ai ist rund um die Uhr im Einsatz und verarbeitet Bestellungen sofort, auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen.

Test mit Ihren eigenen Bestellungen

Vorführungen mit Musterbelegen zeigen, dass eine Lösung grundsätzlich funktioniert. Ob sie für Sie funktioniert, zeigen nur Ihre eigenen Bestellungen und Ihre Stammdaten. Bestehen Sie auf einem Test mit der Sammlung aus Schritt 1.

Schritt 6: Mit einem Pilot starten

Ein Pilot beantwortet die Fragen, die keine Präsentation beantworten kann: Wie gut passt die Lösung zu Ihren Kunden, Ihren Stammdaten und Ihrer Warenwirtschaft? So setzen Sie ihn auf:

1. Umfang begrenzen: ein Kanal, ein Bestellpostfach und eine überschaubare Auswahl an Kunden, darunter bewusst auch solche mit schwierigen Belegen.
2. Echte Bestellungen verwenden: Grundlage ist die Sammlung aus Schritt 1, ergänzt um die laufenden Bestellungen aus dem Pilotzeitraum.
3. Erfolgskriterien vorher festlegen: Welcher Anteil der Positionen wird richtig zugeordnet? Welche Fälle bleiben offen, und warum? Kommt der Auftrag vollständig in der Warenwirtschaft an?
4. Anfangs gegenprüfen: Lassen Sie automatisch angelegte Aufträge in der ersten Zeit kontrollieren, bevor sie weiterverarbeitet werden.
5. Ursachen auswerten: Ordnen Sie jede Abweichung einer Ursache zu, etwa Lesefehler, Lücke in den Stammdaten, unklare Bestellung oder Schnittstelle. So sehen Sie, ob die Lösung oder Ihre Daten nachgebessert werden müssen.
6. Das Team einbinden: Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Innendienst kennen die Eigenheiten Ihrer Kunden am besten. Deren Rückmeldungen gehören zu den wertvollsten Ergebnissen des Pilots.

Am Ende steht eine klare Entscheidung: ausweiten, nachbessern oder beenden. Mit vorher festgelegten Kriterien treffen Sie sie auf Basis von Fakten statt Eindrücken.

Schritt 7: Ausweiten und im Betrieb verbessern

Läuft der Pilot stabil, nehmen Sie schrittweise weitere Kunden und Postfächer hinzu. Für den laufenden Betrieb sind drei Dinge wichtig:

• Klare Zuständigkeit für Ausnahmen: Wer bearbeitet Bestellungen, die nicht automatisch durchlaufen, und wer klärt Rückfragen mit dem Kunden?
• Stammdatenpflege als Routine: Neue Artikel, geänderte Bezeichnungen und neue Kunden sollten zeitnah gepflegt werden, sonst wächst die Zahl offener Fälle wieder.
• Kunden informieren: Teilen Sie Ihren Kunden eine zentrale Bestelladresse mit und bitten Sie darum, Bestellungen und Rückfragen in getrennten Mails zu schicken. Ein neues Bestellformular müssen Sie ihnen bei einer layoutunabhängigen Lösung nicht vorschreiben.

Mit der Automatisierung verschiebt sich die Arbeit im Innendienst vom Erfassen zum Prüfen und zur Kundenbetreuung. Planen Sie diese Veränderung bewusst mit Ihrem Team, statt sie nebenbei geschehen zu lassen.

Typische Stolperfallen

Ob die Automatisierung gelingt, entscheidet sich oft schon in der Vorbereitung. Diese Fehler lassen sich vermeiden:

• Mit der Software statt mit dem Bestelleingang beginnen. Ohne die Zahlen aus Schritt 1 lassen sich weder Anbieter sinnvoll vergleichen noch ein Pilot bewerten.
• Nur mit Musterbelegen testen. Saubere Beispiel-PDFs sagen wenig. Aussagekräftig sind Ihre schwierigen Kunden.
• Stammdaten unterschätzen. Hinter vermeintlichen Erkennungsfehlern stecken oft Lücken im Kunden- oder Artikelstamm.
• Die Schnittstelle zu spät klären. Stellt sich erst nach der Auswahl heraus, dass die Warenwirtschaft keine Bestellschnittstelle hat, verschiebt sich der Start.
• Ausnahmen nicht einplanen. Auch bei weitgehender Automatisierung gibt es Bestellungen, die ein Mensch klären muss, etwa wenn eine Menge fehlt oder ein Artikel nicht lieferbar ist. Ohne feste Zuständigkeit bleiben genau diese liegen.
• Den Bestellweg der Kunden ändern wollen. Wer Kunden zu einem neuen Formular oder Portal drängt, stößt oft auf Widerstand. Eine Automatisierung, die mit den bestehenden Bestellungen arbeitet, erspart Ihren Kunden die Umstellung.
• Nur den Stückpreis vergleichen. Entscheidend ist, was am Ende herauskommt: Rohtext, der noch zugeordnet werden muss, oder ein fertiger Auftrag in Ihrer Warenwirtschaft.
• Das Team außen vor lassen. Wer seit Jahren Bestellungen erfasst, weiß, wo die Tücken liegen. Binden Sie den Innendienst von der Bestandsaufnahme an ein.

Fazit

Die Auftragserfassung zu automatisieren ist vor allem ein Organisationsprojekt mit einer Softwarekomponente. Wer seinen Bestelleingang kennt, die Stammdaten im Blick hat und die Schnittstelle früh klärt, kann Lösungen gezielt vergleichen und mit einem Pilot an echten Bestellungen sicher starten.

Die sieben Schritte im Überblick:

1. Bestelleingang aufnehmen
2. Ziel und Umfang festlegen
3. Stammdaten prüfen
4. Anbindung an die Warenwirtschaft klären
5. Lösung auswählen
6. Mit einem Pilot starten
7. Ausweiten und im Betrieb verbessern

Wie das für Ihren Bestelleingang aussehen kann, besprechen wir gern mit Ihnen: In einem kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch klären wir, was sich in Ihren Prozessen automatisieren lässt. Die Preise richten sich nach Ihrem monatlichen Bestellvolumen.