Bevor Sie Ihre Auftragserfassung automatisieren, wollen Sie zwei Dinge wissen: Was kostet das, und rechnet es sich gegenüber dem Abtippen? Bei Order2.ai besteht die Antwort auf die erste Frage aus zwei Teilen: einem festen Preis pro Bestellung, der offen auf unserer Seite steht, und der Anbindung an Ihre Warenwirtschaft.
Dieser Beitrag erklärt beide Teile, rechnet Beispiele durch und zeigt Ihnen einen Rechenweg, mit dem Sie Ihre heutigen Kosten selbst dagegenstellen.
Welche Schritte neben der Kostenfrage anstehen, von den Stammdaten bis zum Pilotbetrieb, beschreibt unser Leitfaden zur Automatisierung der Auftragserfassung.
Das Preismodell: Abrechnung pro Bestellung
Order2.ai rechnet pro Bestellung ab. Wie viel eine Bestellung kostet, hängt davon ab, wie viele Bestellungen Sie im Monat verarbeiten lassen:
- bis 499 Bestellungen pro Monat: 1,99 € je Bestellung
- 500 bis 4.999 Bestellungen pro Monat: 1,49 € je Bestellung
- 5.000 bis 9.999 Bestellungen pro Monat: 1,19 € je Bestellung
- ab 10.000 Bestellungen pro Monat: 0,99 € je Bestellung
Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt. Auf der Preisseite steht das Prinzip in einem Satz: Sie zahlen nur, was Sie nutzen.
Der Stufenpreis gilt für alle Bestellungen des Monats
Eine Regel überliest man leicht, dabei ist sie entscheidend: Der Stufenpreis richtet sich nach Ihrem Bestellvolumen im jeweiligen Monat und gilt für alle Bestellungen dieses Monats.
Das ist etwas anderes als eine Staffel, bei der nur die Bestellungen oberhalb einer Grenze günstiger werden. Kommen Sie in einem Monat auf 500 Bestellungen, kosten alle 500 je 1,49 €, auch die ersten 499.
Jeder Monat steht dabei für sich: Maßgeblich ist das Volumen genau dieses Monats.
Zwei Rechenbeispiele
Alle Beträge sind netto, also zzgl. MwSt.
Beispiel 1: 300 Bestellungen im Monat
300 Bestellungen liegen in der ersten Stufe (bis 499).
300 × 1,99 € = 597,00 € pro Monat
Beispiel 2: mittleres und hohes Volumen
2.000 Bestellungen fallen in die Stufe von 500 bis 4.999, 12.000 Bestellungen in die oberste Stufe.
2.000 × 1,49 € = 2.980,00 € pro Monat
12.000 × 0,99 € = 11.880,00 € pro Monat
Ihren eigenen Wert können Sie im Preisrechner unter Preise eingeben, er rechnet sofort.
Was neben dem Preis pro Bestellung anfällt: die Schnittstelle
Damit der fertige Auftrag ohne Abtippen in Ihrer Warenwirtschaft landet, braucht es eine Verbindung dorthin. Order2.ai übergibt den fertigen Auftrag als XML an Ihre Bestellschnittstelle. Dafür gibt es zwei Wege:
- Sie haben bereits eine Bestellschnittstelle. Dann docken wir direkt an Ihr System an, und die fertige XML fließt ohne Umweg in Ihre Warenwirtschaft.
- Sie haben noch keine. Dann entwickeln wir als Softwarehaus die passende Schnittstelle passgenau für Ihr System. Alles aus einer Hand.
Für die Schnittstelle steht auf der Preisseite kein Betrag. Der Aufwand hängt davon ab, welcher der beiden Wege auf Sie zutrifft und wie Ihre Warenwirtschaft Aufträge entgegennimmt. Den Preis erhalten Sie deshalb auf Anfrage, am einfachsten im kostenlosen Erstgespräch.
Vergleichen Sie das Ergebnis, nicht nur den Stückpreis
Ein Preis pro Dokument sagt wenig, solange offen ist, was dabei herauskommt. Erkannten Rohtext muss noch jemand zuordnen und eintippen, einen fertigen Auftrag in der Warenwirtschaft nicht. Warum reine Texterkennung für Bestellungen nicht reicht, lesen Sie in OCR reicht nicht: Warum KI Bestellungen zuverlässiger liest. Den ganzen Weg vom PDF zum Auftrag beschreibt Bestellungen automatisch erfassen.
So rechnen Sie Ihre manuellen Kosten gegen
Ob sich automatische Auftragserfassung lohnt, entscheiden Ihre Zahlen. Mit vier Werten rechnen Sie es selbst durch:
- B: Bestellungen pro Monat. Zählen Sie, was tatsächlich eingeht, meist ist der Posteingang die beste Quelle. Wie die automatische Verarbeitung dort abläuft, steht in Bestellungen per E-Mail automatisch verarbeiten. Schauen Sie auf mehrere Monate, denn der Stufenpreis hängt vom jeweiligen Monat ab.
- t: Minuten pro Bestellung. So lange braucht eine Person heute vom Öffnen der Bestellung bis zum angelegten Auftrag, inklusive Kunden- und Artikelsuche. Stoppen Sie ein paar Tage lang mit, statt zu schätzen.
- S: Stundensatz als Vollkosten. Also Bruttolohn plus Lohnnebenkosten, nicht nur das Gehalt.
- F: Fehlerkosten pro Monat. Wie oft muss ein Auftrag nachträglich korrigiert werden, und was kostet das jeweils: Rückfrage, Korrektur, im schlimmsten Fall Falschlieferung und Retoure?
Daraus ergibt sich:
Manuelle Kosten pro Monat = B × t ÷ 60 × S + F
Order2.ai pro Monat = B × Preis Ihrer Stufe
Differenz pro Monat = Manuelle Kosten − Order2.ai pro Monat
Fällt für die Anbindung ein einmaliger Betrag an, zeigt eine weitere Zeile, nach wie vielen Monaten er sich bezahlt gemacht hat:
Monate bis zur Amortisation = Kosten der Anbindung ÷ Differenz pro Monat
Zwei Hinweise zur Rechnung:
- Netto mit netto vergleichen. Auf Personalkosten fällt keine Umsatzsteuer an. Wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, zählt auch bei den Order2.ai-Preisen der Nettobetrag.
- Mit schwachem und starkem Monat rechnen. Schwankt Ihr Volumen, setzen Sie beide Werte für B ein. So sehen Sie, in welcher Stufe Sie typischerweise landen.
Nicht alles passt in die Formel. Order2.ai arbeitet rund um die Uhr, auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen. Und ob zehn oder tausend Bestellungen am Tag eingehen, der Aufwand für Ihr Team bleibt gleich.
Fazit
Die Kosten der automatischen Auftragserfassung bestehen bei Order2.ai aus zwei Teilen. Der Preis pro Bestellung richtet sich nach Ihrem Monatsvolumen und gilt für alle Bestellungen des Monats, von 1,99 € bis 0,99 € zzgl. MwSt. Diesen Teil können Sie sofort selbst ausrechnen. Der zweite Teil ist die Anbindung an Ihre Warenwirtschaft, und die hängt von Ihrem System ab.
Darüber sprechen wir am besten direkt: Im kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch klären wir, was sich in Ihren Prozessen automatisieren lässt und welcher Weg zu Ihrer Warenwirtschaft passt. Wir melden uns innerhalb eines Werktags. Die aktuellen Stufen finden Sie jederzeit unter Preise.