Kunden- und Artikelabgleich automatisieren: Schluss mit Abtippen

Wer Bestellungen von Hand erfasst, tippt nicht nur, sondern sucht vor allem. Welcher Kunde steckt hinter dem Firmennamen auf dem Beleg? Welcher Ihrer Artikel ist mit „Schraube M8×40 verz.“ gemeint? Und sind „5 Karton“ in Ihrem System 5 Stück oder ein Vielfaches davon? Diese Suche im Kunden- und Artikelstamm ist der Teil der Auftragserfassung, der das meiste Wissen über Ihre Kunden und Ihr Sortiment verlangt.

Im Leitfaden zum Automatisieren der Auftragserfassung ist die Prüfung der Stammdaten Schritt 3. Dieser Beitrag vertieft das Thema: wo der Abgleich hakt, wie sich feste Zuordnungstabellen von einem KI-Abgleich unterscheiden, was mit unklaren Treffern passieren sollte und welche Pflege Ihre Stammdaten brauchen.

Warum der Abgleich die eigentliche Arbeit ist

Eine Bestellung beschreibt in der Sprache des Kunden, was er haben möchte. Ihre Warenwirtschaft versteht nur Ihre eigene Sprache: Kundennummer, Artikelnummer, Einheit. Dazwischen muss jemand übersetzen.

Selbst eine fehlerfrei gelesene Bestellung ist deshalb noch kein Auftrag. Warum Texterkennung allein diese Übersetzung nicht leistet, erklärt OCR reicht nicht: Warum KI Bestellungen zuverlässiger liest. Wer den Artikelabgleich bei Bestellungen automatisieren will, muss sich mit den folgenden Stolpersteinen beschäftigen.

Den Kunden finden

Ihre Kundennummer steht auf einer Bestellung nur, wenn der Kunde sie dort angibt. Für die Zuordnung taugen deshalb mehrere Hinweise:

• Firmenname und Anschrift, oft mit abweichender Schreibweise, Abkürzung oder anderer Rechtsform
• Absenderadresse der E-Mail, insbesondere die Domain
• Ihre Lieferantennummer beim Kunden, falls er sie auf seiner Bestellung angibt. Hinterlegen Sie diese Nummer im Kundenstamm, dann wird sie zu einem eindeutigen Merkmal.

Anspruchsvoller sind Kunden mit mehreren Standorten. Bestellt die Zentrale für eine Filiale oder eine Baustelle, müssen Besteller, Rechnungsempfänger und Lieferadresse auseinandergehalten werden. Ist die Lieferadresse in Ihrem System noch nicht angelegt, ist das ein Fall für eine Prüfung und kein Grund für eine neue Kundennummer.

Den Artikel finden

Kundenartikelnummern

Bestellen Kunden mit ihren eigenen Artikelnummern, hilft diese Nummer nur, wenn sie in Ihrem System Ihrem Artikel zugeordnet ist. Kann Ihre Warenwirtschaft Kundenartikelnummern je Kunde speichern, nutzen Sie das. Jede geklärte Zuordnung ist eine Gelegenheit, die Nummer nachzutragen.

Bezeichnungen

Steht nur eine Beschreibung auf der Bestellung, muss sie mit Ihren Artikelbezeichnungen verglichen werden. Ein fiktives Beispiel: Der Kunde schreibt „Schraube M8×40 verz.“, Ihr Stamm führt „Sechskantschraube DIN 933 M8 x 40, galvanisch verzinkt“. Ein erfahrener Mitarbeiter erkennt den Zusammenhang sofort, weil er auf die Merkmale achtet: Gewinde, Länge, Oberfläche.

Fehlt auf der Bestellung ein unterscheidendes Merkmal, etwa Werkstoff oder Festigkeitsklasse, passen womöglich mehrere Artikel. Dann hilft auch die beste Suche nicht weiter, sondern nur eine Rückfrage.

Einheiten und Verpackungen

Bestellt ein Kunde „5 Karton“ und Ihr System führt den Artikel in Stück, braucht es eine Umrechnung. Im fiktiven Beispiel enthält ein Karton 100 Stück, der Auftrag lautet also auf 500 Stück. Fehlt die Umrechnung, landet im Auftrag womöglich die falsche Menge. Prüfen Sie deshalb:

• Sind Umrechnungsfaktoren für Stück, Karton, Palette, Meter oder Rolle im Artikelstamm gepflegt?
• Was gilt, wenn eine Menge nicht zur Verpackungseinheit passt? Aufrunden, beim Kunden nachfragen oder so übernehmen?
• Verwenden einzelne Kunden eigene Einheiten, die Ihr System nicht kennt?

Eine Menge ohne geklärte Einheit sollte nie stillschweigend übernommen werden.

Dubletten im Stamm

Dubletten machen jede Zuordnung unsicher, ob von Hand oder automatisch:

• derselbe Kunde zweimal angelegt, etwa nach einer Umfirmierung oder einem Umzug
• derselbe Artikel unter zwei Nummern, zum Beispiel nach einem Lieferantenwechsel
• Auslaufartikel, die weiter aktiv geführt werden oder keinen Verweis auf ihren Nachfolger haben

Gibt es zwei gleich gute Treffer, lässt sich nicht sicher entscheiden, welcher gemeint ist. Führen Sie Dubletten deshalb zusammen oder sperren Sie den überzähligen Datensatz.

Feste Zuordnungstabellen oder KI-Abgleich?

Feste Zuordnungstabellen

Der klassische Weg ist eine Tabelle, die festhält: Kunde A, Kundenartikelnummer 4711, entspricht Ihrem Artikel 100447 (fiktive Nummern). Das ist eindeutig, nachvollziehbar und schnell. Die Grenzen:

• Die Tabelle kennt nur, was schon einmal eingetragen wurde. Jeder neue Kunde, jeder neue Artikel und jede neue Schreibweise braucht einen eigenen Eintrag.
• Bestellungen, die nur eine Beschreibung enthalten, fallen durch.
• Stellt ein Kunde seine Nummern um, stimmen die Einträge nicht mehr, und das fällt nicht immer sofort auf.
• Der Pflegeaufwand wächst mit Kundenstamm und Sortiment.

KI-Abgleich

Ein KI-Ansatz vergleicht nicht nur Zeichenfolgen, sondern Bedeutung. Er kann Abkürzungen, eine andere Reihenfolge der Merkmale oder abweichende Begriffe einordnen, ohne dass jede Schreibweise vorher hinterlegt sein muss.

Auch ein KI-Abgleich kann aber nur finden, was in Ihrem Stamm vorhanden und nachvollziehbar beschrieben ist. Echte Mehrdeutigkeiten löst er nicht auf, die brauchen weiterhin einen Menschen. Gepflegte Kundenartikelnummern bleiben wertvoll, denn sie sind die eindeutigste Information, die eine Bestellung liefern kann. Fragen Sie jeden Anbieter, ob und wie solche vorhandenen Zuordnungen in den Abgleich einfließen.

Order2.ai, unsere Lösung für automatische Auftragserfassung, arbeitet mit KI: Sie liest jede Bestellung, erkennt Kopf- und Positionsdaten unabhängig vom Layout des Kunden und gleicht Kunde und Artikel mit Ihrer Datenbank ab. Beide werden automatisch Ihrem Stammdatenbestand zugeordnet. Über 90 % der Artikel werden automatisch richtig zugeordnet. Selbst bei mehreren Millionen Artikeln im Stamm ordnet die KI den Großteil zuverlässig korrekt zu.

Was mit unklaren Treffern passieren sollte

Eine hohe Trefferquote heißt nicht, dass jede Position ohne Prüfung durchläuft. Unklar ist ein Treffer in drei Situationen:

• Kein Treffer: ein neuer Artikel, ein unbekannter Besteller oder ein Tippfehler auf der Bestellung
• Mehrere Treffer: Zwei Artikel passen gleich gut, weil ein Merkmal fehlt.
• Unplausibler Treffer: Der Artikel ist gefunden, aber die Menge passt nicht zur Verpackungseinheit, oder der Artikel ist gesperrt.

Die Grundregel lautet: im Zweifel nicht raten. Eine falsch zugeordnete Position fällt womöglich erst bei der Lieferung auf und zieht dann Rücksendung, Nachlieferung und Ärger beim Kunden nach sich. Legen Sie deshalb fest:

1. wo unklare Fälle sichtbar werden und wer sie bearbeitet,
2. wann beim Kunden nachgefragt wird,
3. dass jede Klärung in die Stammdaten zurückfließt, etwa als nachgetragene Kundenartikelnummer, ergänzte Bezeichnung oder bereinigte Dublette.

So lässt sich derselbe Fall beim nächsten Mal leichter zuordnen. Was passiert, wenn ein Auftrag erst beim Anlegen in der Warenwirtschaft hängen bleibt, etwa wegen eines gesperrten Kunden oder eines fehlenden Pflichtfelds, beschreibt der Beitrag Auftragserfassung an die Warenwirtschaft anbinden.

Stammdatenpflege als Routine

Ein Abgleich ist nur so gut wie die Daten, gegen die er läuft. Sie müssen Ihre Stammdaten nicht vor dem Start perfekt bereinigen. Wichtiger ist eine laufende Routine:

• Neue Artikel vollständig anlegen: mit einer Bezeichnung, die die Merkmale enthält, nach denen Kunden bestellen, statt interner Kürzel
• Kundenartikelnummern hinterlegen, sobald eine Zuordnung geklärt ist
• Auslaufartikel kennzeichnen und den Nachfolger angeben
• Dubletten zusammenführen, statt neue Datensätze anzulegen
• Einheiten und Umrechnungen pflegen, wenn sich Verpackungen ändern
• Zuständigkeit festlegen: Wer darf Kunden und Artikel anlegen und ändern?

Ein guter Einstieg: Sammeln Sie die offenen Fälle einiger Wochen und sortieren Sie sie nach Ursache. Bleiben immer wieder dieselben Kunden oder Artikel hängen, liegt die Lösung eher im Stamm als in der Software.

Fazit

Der Kunden- und Artikelabgleich macht aus einer gelesenen Bestellung einen Auftrag mit Ihren Nummern. Die typischen Stolpersteine sind Kundenartikelnummern ohne Zuordnung, knappe Bezeichnungen, ungeklärte Einheiten und Dubletten. Feste Zuordnungstabellen funktionieren für das, was schon bekannt ist. Ein KI-Abgleich kommt auch mit neuen Schreibweisen zurecht. Beide brauchen gepflegte Stammdaten und einen klaren Weg für unklare Treffer.

Wie gut sich Ihre Bestellungen Ihren Stammdaten zuordnen lassen, zeigt sich am besten an echten Belegen. In einem kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch klären wir, was sich in Ihren Prozessen automatisieren lässt. Die Preise richten sich nach Ihrem monatlichen Bestellvolumen.