Im Vertriebsinnendienst beginnt der Arbeitstag selten im ERP. Er beginnt im Postfach. Dort landen Bestellungen, aber auch Rückfragen, Lieferterminanfragen, Reklamationen und Newsletter, alles im selben Eingang.
Bevor aus einer Bestellmail ein Auftrag wird, muss ein Mensch sie finden, öffnen, abtippen und wegsortieren. Wer Bestellungen per E-Mail automatisch verarbeiten will, sollte deshalb beim Posteingang ansetzen und nicht erst bei der Warenwirtschaft.
Dieser Beitrag dreht sich um das Postfach. Wie aus dem PDF selbst ein fertiger Auftrag wird, lesen Sie in Bestellungen automatisch erfassen: Vom PDF zum fertigen Auftrag.
Was im Bestellpostfach heute von Hand passiert
Der Ablauf ist in vielen Unternehmen ähnlich. Er besteht aus vier Handgriffen, die sich bei jeder Mail wiederholen.
Sichten
Jede eingehende Mail muss gelesen und eingeordnet werden. Ist das eine Bestellung, eine Änderung zu einer bestehenden Bestellung oder eine Frage zum Liefertermin? Diese Entscheidung trifft ein Mensch, Mail für Mail.
Anhang öffnen
Die eigentliche Bestellung steckt meist im PDF-Anhang. Also öffnen, Kunden identifizieren, die Positionen suchen. Jeder Kunde nutzt sein eigenes Layout, mal mit Artikelnummer, mal nur mit Bezeichnung.
Abtippen
Kundennummer, Artikel, Mengen, Wunschtermin: Alles wird von Hand ins Warenwirtschaftssystem übertragen. Hier entstehen Zahlendreher und falsch zugeordnete Artikel.
Ablegen
Danach wird die Mail verschoben oder markiert, damit niemand sie ein zweites Mal erfasst. Teilen sich mehrere Kollegen ein Postfach, braucht es dafür feste Absprachen. Sonst bleibt eine Bestellung liegen oder wird doppelt angelegt.
Warum der Posteingang zum Engpass wird
Jeder dieser Schritte ist für sich genommen klein. Zusammen binden sie Ihr Team an das Postfach.
- Bearbeitung nur zu Bürozeiten: Was abends oder am Wochenende eintrifft, wartet bis zum nächsten Arbeitstag.
- Spitzen stauen sich: Nach Wochenenden, vor Feiertagen oder zum Monatsende wächst der Stapel schneller, als er abgearbeitet wird.
- Abhängigkeit von Personen: Urlaub oder Krankheit im Innendienst verlängern sofort die Durchlaufzeit.
- Wenig Zeit für Kundenanliegen: Wer mit Abtippen beschäftigt ist, beantwortet Rückfragen später.
Der Engpass liegt also nicht in der Warenwirtschaft. Er liegt in der Zeit zwischen Mail-Eingang und erfasstem Auftrag, und die fällt bei jeder einzelnen Bestellung an.
Was sich ändert, wenn PDF-Bestellungen automatisch verarbeitet werden
Die Auftragserfassung aus E-Mails zu automatisieren heißt nicht, den Kanal zu wechseln. Mit Order2.ai bleibt der Eingang derselbe: Die Bestellung kommt als PDF-Anhang per E-Mail. Der Unterschied liegt darin, was danach passiert.
Ihre Kunden bestellen weiter wie gewohnt
Ihre Kunden müssen nichts umstellen. Sie schicken ihre Bestellung wie bisher als PDF per E-Mail. Ein bestimmtes Layout ist nicht nötig, die KI erkennt Kopf- und Positionsdaten unabhängig vom Bestellformat des Kunden.
Warum dafür reine Texterkennung nicht genügt, erklärt der Beitrag OCR reicht nicht: Warum KI Bestellungen zuverlässiger liest.
Verarbeitung rund um die Uhr
Order2.ai verarbeitet Bestellungen sofort, auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen. Die Bestellung vom Freitagabend wartet also nicht mehr bis Montagfrüh.
Übergabe als XML an Ihre Bestellschnittstelle
Kunde und Artikel werden mit Ihrer Datenbank abgeglichen. Der fertige Auftrag geht als XML an Ihre Bestellschnittstelle und steht ohne Tastendruck im System.
Haben Sie bereits eine Bestellschnittstelle, dockt Order2.ai direkt daran an. Fehlt sie noch, entwickelt die Digital Rally GmbH als Softwarehaus die passende Schnittstelle für Ihr System.
Ihr Team arbeitet an dem, was Menschen brauchen
Das Abtippen entfällt. Ihr Team kümmert sich stattdessen um Rückfragen, Reklamationen und Sonderwünsche, also um die Mails, bei denen es wirklich gebraucht wird.
So bereiten Sie Ihren Posteingang vor
Automatische Verarbeitung funktioniert am besten, wenn der Weg der Bestellungen klar ist. Diese Punkte sollten Sie vorab klären.
Was neben dem Postfach vorzubereiten ist, etwa Stammdaten, Schnittstelle und Pilotbetrieb, beschreibt unser Leitfaden zum Automatisieren der Auftragserfassung.
Welches Postfach?
Prüfen Sie zuerst, wo Bestellungen heute tatsächlich ankommen. Oft verteilen sie sich auf eine zentrale Adresse, persönliche Postfächer im Innendienst und die Adressen von Außendienstmitarbeitern.
Empfehlenswert ist eine zentrale Funktionsadresse für Bestellungen, die Sie Ihren Kunden aktiv mitteilen. Wie die Bestellungen aus Ihrem Postfach zu Order2.ai gelangen, klären Sie am besten im Gespräch mit uns.
Was passiert mit Mails ohne Bestellung?
In jedem Bestellpostfach landen auch Mails, die keine Bestellung sind: Rückfragen, Terminanfragen, Werbung. Manche Kunden schreiben ihre Bestellung zudem direkt in den Mailtext statt in ein PDF.
Order2.ai ist auf Bestellungen ausgelegt, die als PDF-Anhang per E-Mail eintreffen. Legen Sie deshalb fest, wer die übrigen Mails bearbeitet. Bitten Sie Kunden außerdem, Bestellungen und Rückfragen in getrennten Mails zu schicken. Wie solche Mails in Ihrem konkreten Ablauf behandelt werden, klären Sie im Erstgespräch.
Wer übernimmt Rückfragen?
Auch die beste Erkennung ersetzt nicht das Gespräch mit dem Kunden, wenn eine Bestellung selbst unklar ist. Etwa wenn eine Menge fehlt oder ein Artikel nicht mehr lieferbar ist.
Bestimmen Sie eine feste Zuständigkeit für solche Fälle. Beantworten Sie Rückfragen möglichst aus dem Bestellpostfach heraus, damit der Verlauf für alle nachvollziehbar bleibt.
Bestellschnittstelle und Volumen
Klären Sie intern, ob Ihre Warenwirtschaft bereits eine Bestellschnittstelle hat. Beide Wege führen zum fertigen Auftrag: Eine vorhandene Schnittstelle wird angebunden, eine fehlende wird individuell entwickelt.
Zählen Sie außerdem, wie viele Bestellungen pro Monat eingehen. Abgerechnet wird pro Bestellung, gestaffelt nach Monatsvolumen. Die Stufen finden Sie unter Preise. Wie Sie die Kosten einordnen, beschreibt Was kostet automatische Auftragserfassung?.
Fazit
Das Postfach bleibt, das Abtippen fällt weg. Ihre Kunden bestellen weiter als PDF per E-Mail. Order2.ai liest die Bestellung, gleicht Kunde und Artikel ab und übergibt den Auftrag als XML an Ihre Schnittstelle, rund um die Uhr. Ihr Team kümmert sich um die Fälle, die Menschen brauchen.
Wie das für Ihren Posteingang aussieht, besprechen wir in einem kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch. Die Preise richten sich nach Ihrem monatlichen Bestellvolumen.